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吉田　崇		 Web担の実務担当 2015-10-28 18:42:23
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■うまくいくタスク管理の方法は?

ひとりで試行錯誤しながら頑張っているウェブ担当者から、Webディクレターとしてチームを引っ張っていく立場に変わっていったとき、これまでと異なる作業のひとつに「チーム全体のスケジュール管理やタスク管理をする」、という役割が出てきます。
ひとりウェブ担当者でも、外部の制作会社やデザイン会社、ライターにお願いをしたときにもタスク管理は必要です。

そこで、今回はみなさんがプロジェクト遂行にあたって「このやり方はうまくいっている」「このやり方は失敗だった」ということを教えてください。

たとえば、

「Excelでスケジュールもタスク管理も合わせて行おうと考えてがんばって作りました。週に一度のミーティングで進捗管理をして更新していこうと思っていたが、更新を一度怠るともう使わないファイルになってしまった。
タスクは抜け漏れがないようにリストアップしておく必要があるけど、あまりツールに入力・更新していく、ということよりも、工事の進捗を書くような白板に手書きで行うほうがやりやすかった。」

など、ご自由にお書きください。		 4

 

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なるほど
票数		 回答 講師コメント
1 yukko
■うまくいくタスク管理の方法は?

進捗管理表を使い仕事の優先順位と進捗状況をお互いで確認しながら、予定よりも遅れている部分には都度担当者へ声掛けをしペースUPをさせたり、進捗が進んでいるメンバーへ割り振りを変更したりする。管理表とあわせてサイボウズで案件ごとにトピックを立て、都度タスクの進捗状況を詳細に確認しあってます。基本的にはタスクはチーム内で徹底的に見える化することを心がけています。
加えて週1ミーティングも定期的に行いますし、何かあればすぐに声をかけてもらえるようなコミュニケーションを強化しています。この方法1つと限定したやり方では管理はできないなと感じます。PC上だけでなく、直にコミュニケーションを取りながら複数の方法を同時に進行していく中で、リアルな進捗状況や躓いている箇所などが見えてくるので、タスクを完了させるための管理だけでなく働く人のペースや状況なども管理するやり方がオススメかと思います。		 銀 (吉田　崇)
チームのコミュニケーションが取れていないと、スケジュールの建て方にもズレがでるので、私も賛成です。
0 yamataco
例に書かれているとおり、Excelでのスケジュール管理、タスク管理は使われない、更新されないファイルになってしまって管理としては失敗してしまったことが何度もあります。
プロジェクトリーダーである自分がマメにチェックし更新していかなかったことが原因なのですが...

内部メンバーのみのプロジェクトであれば、壁に紙を貼ってポストイットにタスクを書いて貼り付け、ステイタスが変わるごとに手で動かしていくやり方が一番継続してできました。
外部メンバーとどうやってタスク管理をしていけばよいのか、は今も悩み中なので、うまくいく方法をぜひ知りたいです...		 銅 (吉田　崇)
そうですね、スケジュールの調整が頻繁に発生すると、エクセルに関わらず調整が面倒なツールだと、続かないですよね。 進捗会議を毎日行って、会議中にスケジュールを引き直すのもいいかも知れません。 私もなかなか出来くて、スケジュールを確認調整するタスクを入れてます。
0 kamino
サイボウズで管理しています。
外注さんは管理するほどタスクが無いので、今は記憶と手帳にたよっていますが、社内はサイボウズです。
補助的にホワイトボードも使いますが、ほとんどサイボウズで管理出来ています。
アナログの良さもありますが、いつでもどこでも変更できる方が使いやすいです。
あと、タスクがたまると嫌なので、出来ることはすぐにやる、と思っています。
失敗したのは、ツールをいろいろ使った結果、わけがわからなくなったことはありました。		 銀 (吉田　崇)
新しいツールに頼れば解決するわけではないので、自分のやりやすいやり方で問題がなければ、その方法で良いかと思います。ツールを使うのも工数がかかりますので。
0 丸田
いろいろ試行錯誤した結果、現時点では下記のようにしています。
プロジェクト管理ツールは使っていません。Excelで管理しています。
やりとりの履歴を残しておくことはとても大切で、できてないこともありますが、
結局は関係者との信頼関係を構築し、良好に維持するためにタスク管理はあるのだと思います。


・全体のタスクを最初にすべて洗い出す

・タスクを見直す作業を定期的にタスク化する
(案件の動きにあわせて、毎日/毎週/毎月と頻度を変える)

・他に影響を与えるポイントを重点的に管理する

・すべてを管理しようとせず、部分的には影響を受ける当事者に任せてしまう

・いまやっていることのアウトプットが次工程のインプットになるようにする
(案件に使う各種ドキュメントのテンプレートをもっていて、必要に応じてそれを改修して使います)

・ツールにこだわりすぎない。
メールよりも電話、電話よりも会って話したほうが速いときも往々にしてある

・タスク管理はやることを明確にしてスッキリするためにやる


失敗例
・ツールに振り回される
ツールのルールにとらわれて本来なすべきことを見失ってしまった

・自己満足に陥る
自分しか使わない資料を時間をかけて作ってしまった		 金 (吉田　崇)
＞他に影響を与えるポイントを重点的に管理する ここすごく大事だと思います。 たとえば、開発とデザインが絡む場合で部署も分かれている場合は、それぞれ他のプロジェクトを抱えていたりします。 デザインが遅れて、開発着手が遅れたことにより、次の開発予定のプロジェクトが遅れる事もあり得ます。 このような事が続くと部署間での協力姿勢が減ったりします。 保守的すぎるスケジュールになったり、修正を嫌うようになったりするかも知れません。