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赤間　公太郎		 ウェブ制作担当 2015-10-28 18:44:42
 問題   ヒント   回答数 
■Web制作で利用する素材の管理はどうする?

Web制作のときには、写真などの画像、ダウンロード用PDF、取材をしたファイルなどさまざま素材が必要になります。同じような内容のファイルが複数存在するときや複数人でそれらの素材を利用するとき、またクライアントから素材をもらったり預かったりすることもあります。

そこで問題です。

1.素材はどこに置いていますか?
　たとえば、Dropbox内にプロジェクト別フォルダーを作ってメンバーで共有している、など

2.クライアントから提供された素材は何かルールを設けて管理をしておく必要があると思いますか?
　必要がある、と思われる方は、それはどのような素材を想定されていますか?また、なぜルールが必要だと思われますか?
　必要がない、と思われる方は、なぜルールが必要がないと思われますか?

3.素材管理をするときに、特に気をつけていることはどのようなことですか?
　またその気をつけることを共有するメンバーにルールを定着させるために行っていることは何かありますか?		 4

 

メンバーの回答一覧　お疲れ様でした！
※講師コメント詳細は冊子に掲載されています。

なるほど
票数		 回答 講師コメント
0 yamataco
1.素材はどこに置いていますか?
Dropbox内にプロジェクト別フォルダーを作ってメンバーで共有

2.クライアントから提供された素材
必要がある。
ロゴや写真など著作権、肖像権が発生するもの、また商品カタログや契約書、説明書など同じ名前でバージョン管理が必要なものがあるためは、クライアント側ともルールを決めておかないと問題になりかねないからです。(最新版が分からなくなってしまったことがありそれ以来特に気をつけています)

3.特に気をつけていること
共有しているメンバーは誰なのか?を意識する。
ルールの定着は、細かいルールを作るのではなく、最低限守らなければいけないルールだけを作ってそれを守ってもらうことを考えています。		 注目 (赤間　公太郎)
yamatacoさん、ありがとうございます。 最近は、クラウド化の波もあり、Dropboxを採用する企業が増えてきましたね。Dropboxでは、単なる個々のアカウントだけではなく、ビジネスに特化したサービスも提供されはじめています。 個々がアカウントを持って共有するのか、1つのアカウントで複数台にデータ今日するのかなど、方針・規模によってさまざまかと思います。私の会社もDropboxを標準採用しています。 クライアントからの提供素材は、まさに事前確認が必須ですね。 「そもそも保存を許可していない」「クライアントとの契約期限がある」など、以外と大事な部分を気づかずおろそかにしてしまう例もあります。問題が起きる前に、しっかりと事前確認をしておきたいものです。 特に気をつけていること、こちらも非常に同感です。以前に解説したコーディングのルールにも同じことが言えるのですが、守れないルールは足かせにしかなりません。 最低限、からはじめてどんどん底上げをすればよりよいルールに発展していきます。
0 kamino
1.素材はどこに置いていますか?
プロジェクトや年代ごとにフォルダ分けし、メンバーで共有しています

2.クライアントから提供された素材は何かルールを設けて管理をしておく必要があると思いますか?
「必要がある」と思います。
ブランドのロゴなど、使用許可が必要な場合があるためです。

3.素材管理をするときに、特に気をつけていることはどのようなことですか?
メンバーにルールを定着させるために特別行っていることはありませんが、基本的モラルは伝えます。
素材を使うときは一声かけてもらったり、もともと気軽に使ってはいけない素材は共有していません。
あとは、基本的にフリー素材を使うようにしています。		 なし (赤間　公太郎)
kaminoさん、ありがとうございます。 プロジェクトごとに管理を区分することはよくありますが、年代で分けるのは非常に重要ですね。特にお付き合いの長いクライアントの場合、年々データが増えていくことは必死です。肥大化する前にルール付けをしておけば、運用もラクになると思います。 素材管理においては、おっしゃる「一声」はとても重要かと考えます。最近はGitやDropboxなどで「通知」「履歴」がしっかりと確認できますが、やはり現場の目視・声がけ・注意しあうにかなうコミュニケーションはありません。 どんどん便利なツールが増える一方、こういった心構えの重要性も考えて行きたいものですね。
0 yukko
1.素材はどこに置いていますか?
社内で共有するファイルはチーム毎に社内共有フォルダを作成し、その中でさらに案件ごとにフォルダ管理をメンバーと共有管理しています。


2.クライアントから提供された素材は何かルールを設けて管理をしておく必要があると思いますか?
必要がある。
デザイナーが作成した素材を想定すると著作権などの問題がありますので、社内で容易に修正をしたり何かしら手を加えてしまうと後で大きな問題になりかねません。外部製作物としてわかるように別フォルダを作成し、可変については責任者の可否を受けてから行うなどのルールが必要かと思います。複数名で管理する場合に個人個人がそれぞれのやり方で管理してしまうと他の人は効率が悪くなってしまいます。実際に社内ではそういった問題も起きており、業務が滞ってしまったこともあります。効率化のためにも共通認識は必要だと感じています。


3.素材管理をするときに、特に気をつけていることはどのようなことですか? またその気をつけることを共有するメンバーにルールを定着させるために行っていることは何かありますか?
フォルダやファイル名をわかりやすくする。複数のメンバーでページ製作などをする際にどれが作業ファイルなのかがわからなくなってしまい、
ファイル探しに時間がかかってしまうことがある。画像などはファイル名と同じにしてどんな画像かがわかるように設定する。

チームメンバーには日々のミーティングやサイボウズなどで繰り返し伝えながら、ファイルがわからなくなった時に事例を出しながら情報を共有していく。実際にファイルを使用するメンバー間で管理の仕方を考えてもらう。そのぐらいしか実際には共有ができていません。		 銅 (赤間　公太郎)
yukkoさんありがとうございます。 素材や案件の分け方は、やはり規模によっても変わってきますね。チームごと→案件ごとといったような管理は、とても有効かと思います。 素材管理のルールとして、やはり「誰が何を変更した、追加した」などの共有をしっかりと行わなければいけません。個々の管理方法は異なって当然ですので、意識合わせをしてリスクに備えるのがよいですね。 まさに、業務効率に直結しますので、その会社・チーム体制に応じて効率のよいやり方を模索したいものです。 素材管理に関してはやはりファイル名・フォルダ名の統一化につきます。クライアントごとに場当たりに格納するのではなく、一定の命名ルールを設けるのがよいですね。
0 丸田
1.
社内のファイルサーバに顧客別・プロジェクト別のフォルダを作って管理。

2.ルールは必要
業務効率を上げるために必要
チームでひとつの案件を担当するケースが多いため、きちんと管理することで、オリジナルがどれか、素材の紛失、先祖返りなどを未然に防ぐことができる。
個々人が勝手なルールで管理すると、他メンバーがわからなくなり業務効率が落ちるだけでなく、全体のやる気を下げてしまう。

管理しているもの
・原稿(入稿した生原稿)　時系列で管理。案件が落着したら要/不要の見極めをする。
・中間データ(加工済みの制作用素材)　サイトのディレクトリ構造に沿って管理

3.
気をつけていること
いるものといらないものをはっきりさせ、要らないものは捨てる。

定着させるための工夫
・制作者たちに管理方法を検討してもらう
・担当するスタッフを定期的にローテーションして、属人的な管理にならないようにしている。		 注目 (赤間　公太郎)
丸田さん、ありがとうございます。 やはり定番はクライアント別、プロジェクト別ですね。ファイルサーバーに格納することにより、データの取り出しなど利便性も向上しますね。 管理方法は、「ファイルサーバー」か「Dropboxをはじめとするクラウド」が最近は定番のように感じます。 そして、しっかりとしたルールを作れば「先祖返り」が防げます。これは私の会社でもよく起こっていたことなのですが、チームで制作、素材管理をしているなか、結局のところ作業をするのは「個人」ですので、そのマイルールや自己完結のなかで作業を行うと、このようなことが起こりえます。 具体的に言うと、ファイルサーバーの場合、通信スピードや取り出す方式などの問題もあり、どうしてもローカルにファイルを置いて作業するスタッフもおります。その時点で「ローカルファイルが最新」となるのです。こういったことを複数人でやっていると、先祖返りのリスクがあります。