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業務における資料は、日々増えるものです。最近ではスキャナーで紙を電子化し、ペーパーレス対応をしている会社も多くなってきています。
スキャン作業自体に、効率化の目線で改善をかけてみましょう。
従来から、紙のスキャンはフラッドヘッドスキャナーや、給紙タイプのスキャナーで行うことが一般的です。
これらのスキャン方法は、「紙の印象・状態のままデジタルデータとして取り込む」ということが目的です。
しかし真の目的は、紙の状態をそのまま保存することではなく、”内容”の保存にあります。
スキャンした後に「読める」「保存できる」「誰かに渡せる」などの状態がきちんと保てれば、「紙の体裁を保持する」ことが絶対条件ではなくなります。
ここでオススメなのが、スマートフォンを活用したスキャンです。
iPhoneでは、「Evernote Scannable」というアプリがあり、書類にカメラをかざすだけでスキャンしてくれます。
単なるスキャンではなく台形補正を行い、斜めの角度から撮影しても長方形に自動補正をしてくれます。
さらに、色の均一化も行うためフラッドヘッドスキャナーで取り込むよりも仕上がりがきれいになります。（色補正をオフにすることもできる）
そしてiPhoneでスキャンしたファイルは、メールで送ったり、AirDropでMacやほかのiOS端末に送ったり、そのままプリントすることも可能です。
つまり、「スキャン＝保存する」ではなく「スキャン＝保存＝次のステップへ活用」までを一気にこなすことができるようになります。
何のためにスキャンをするのか？ を考えると、適切な道具や使い方が見えてきます。
業務を行うにあたって、複数人が参加する案件においては、情報の正確な共有やスピードが求められます。
そのため、メールではなく「ChatWork」や「メッセンジャー」などのコミュニケーションツールを利用することも多いでしょう。
当社ではクライアントは「ChatWork」、社内では「Skype」を主体としたやり取りを取り入れています。これらは1対1はもちろん、1対複数、1対全体のようにさまざまな規模のやり取りに対応できるたいへん便利なツールです。
サービスとしての完成度も高いのですが、そこにすら疑問や欠点がないか勘ぐってみるのも大事です。ツールをさらに使い倒すローカルルールをご紹介します。
ChatWorkなどでは、会話のような雰囲気でやり取りが飛び交います。案件の本筋な話題のほか、冒頭あいさつ、返答に対するお礼、最後のお礼やあいさつなどもそうです。
ルールを設定しみんなに浸透すれば、これらの「あいさつ合戦」を省略することができます。
例えば、ChatWorkではいくつかの絵文字を利用することができます。この絵文字を活用して、あいさつの省略を行ってみましょう。
事前の意識合わせとルールが、以下の2つです。
親指（サムズアップ／👍）絵文字は、Facebookにおいては「いいね」をつける際に用いられます。この雰囲気にならい、
の意味をすべて含んでいます。会話の最後につけるだけで、その後のあいさつやお礼が不要になり、会話が無駄なく完了します。
親指の絵文字に加えて、さらにローカルルールを追加しています。
これらをローカルルールで決めておくことにより、会話の中での優先度・スピード感を表現することができます。
例えば、「この資料をデータ化しておいて👍⭐️」という文面であれば「返信不要ではやめにほしい」という意味・意思表示となります。
ChatWorkでは、独自の絵文字は特定の文字列で表示されるようになっています。
※例えば、親指の絵文字は (y) などキーボードショートカットで、
といった具合に設定すれば、さらに入力の手間も短縮することができます。
効率化の到達点は、時間の確保にあると言っても過言ではありません。
そもそも、「速くこなす」「もっと売上を伸ばす」「少ない人員でこなす」など、何かしらの目的には必ず時間の節約が伴います。
普段から行っていることにこそ、時間短縮ができる何かしらのムダが潜んでいます。
今行っている作業が「ルーチンワーク」と気づけたならば、もっと速く行う方法はないかな？ ムダな部分はないかな？ など、ぜひ一度疑問に思ってみましょう。
こうして少しずつの改善が積み重なり、大きな効果となります。ぜひ自分のため・ビジネスのためにも実践してみてください。
株式会社マジカルリミックス 代表取締役CEO/JimdoExpert。
Webサイト運用に関するコンサルティング、社内向けITトレーニング、セミナー出演、専門学校の非常勤講師、執筆などを行う。
主な著書に『10日で作るかっこいいホームページ Jimdoデザインブック』（エムディエヌコーポレーション）、『HTML5+CSS3の新しい教科書 基礎から覚える、深く理解できる。』（共著、同）、『ああしたい、こう変えたいが手にとるようにわかる CSS基礎 』（同）。
